Die Einführung der E-Rechnungspflicht 2025
Die neue E-Rechnungspflicht – Das kommt auf Sie zu
E-Rechnungspflicht
Ab dem 1.1.2025 besteht für Unternehmer in Deutschland in bestimmten Fällen die Verpflichtung zur Erstellung und zum Empfang einer elektronischen Rechnung (E-Rechnung). Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die Verpflichtung betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmen (B2B), bei denen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sind.
Was ist eine E-Rechnung?
Das neue E-Rechnungsformat deckt sich nicht mit dem, was gemeinhin unter E-Rechnungen verstanden wird. Eine E-Rechnung muss zukünftig einem bestimmten Format entsprechen, das elektronisch ausgestellt, übermittelt, empfangen und verarbeitet werden kann. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder mit ihr kompatibel sein. In der Praxis wird es nach aktuellem Stand folgende zwei Formate geben, in denen eine E-Rechnung erstellt werden kann (XRechnung & ZUGFeRD).
Wichtig: Papierrechnungen und Rechnungen im PDF-Format fallen nicht darunter. Diese werden künftig als „sonstige Rechnung“ bezeichnet.
Wer ist von den Änderungen im Bereich der E-Rechnung ab 1.1.2025 betroffen?
• Alle Unternehmer die Leistungen im B2B-Bereich erbringen und empfangen.
• Alle Unternehmer müssen ab dem 01.01.2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format empfangen zu können.
Welche Übergangsfristen gibt es?
• Bis zum 31.12.2026 können Unternehmen für Umsätze, die in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführt werden, noch Papierrechnungen versenden oder PDF-Rechnungen übermitteln, wenn der Rechnungsempfänger diesem Verfahren zustimmt.
• Bis zum 31.12.2027 können Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 EUR noch Papierrechnungen versenden oder PDF-Rechnungen übermitteln, wenn der Rechnungsempfänger diesem Verfahren zustimmt.
• Ab dem 1.1.2028 gilt die zwingende Pflicht zur E-Rechnung für alle Unternehmen im B2B-Bereich.
Welche Übermittlungswege sind für die elektronische Rechnungen möglich?
Rechnungen können per E-Mail, über elektronische Schnittstellen oder zentrale Speicherorte bereitgestellt werden. Einigung auf den Übermittlungsweg muss zivilrechtlich zwischen den Parteien erfolgen.
Wie kann ich eine E-Rechnung erstellen?
Die meisten etablierten Rechnungsprogramme haben die E-Rechnungs-Funktionen integriert. Informieren Sie sich hierzu und vergleichen Sie die verscheiden Anbieter um das passende Programm für Sie zu finden.
Welche Rechnungen sind von der elektronischen Rechnungspflicht ausgeschlossen?
• Kleinbetragsrechnungen (Bruttobetrag ≤ 250,- EUR)
• Fahrausweise (Taxi-Rechnungen sind keine Fahrausweise)
• Steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
Beispiele für betroffene Rechnungen:
• Rechnungen an andere inländische Unternehmer.
• Rechnungen an Vermieter. Vermieter sind Unternehmer und müssen daher eine E-Rechnung erhalten und diese verarbeiten können.
• Barverkäufe an Unternehmer. Wenn Bruttobetrag < 250,00 EUR muss eine E-Rechnung ausgestellt werden.
• Rechnung eines Kleinunternehmers.
• Mietverträge mit Umsatzsteuer. Ggf. reicht es aus, eine E-Rechnung zu erstellen und auf den Mietvertrag zu verweisen.
Wenn ein Unternehmen in einem Geschäft Ware über 250,00 EUR einkauft, muss die E-Rechnung dann zugesandt werden?
Ja, das Unternehmen muss auf eine E-Rechnung bestehen (spätestens nach Auslaufen der Übergangsregelungen) und bekommen diese dann elektronisch übersandt. Gleiches gilt auch bspw. Für Geschäftsessen über 250,00 EUR brutto.
